これからウェブチームを立ち上げようと考えているあなたにとって、チーム作りで最も重要なポイントの一つが「属人性」の回避です。特定のメンバーに知識やスキルが集中してしまうと、組織の安定運営に支障をきたすことがあります。今回は、属人性のリスクを防ぎ、誰でも活躍できる強いチームを作るための具体的な方法をご紹介します。

属人性を克服するための「社内ナレッジベース」の重要性

属人性を防ぐためには、知識を個人から組織全体に共有する仕組みを構築することが不可欠です。その中心的な役割を果たすのが「社内ナレッジベース」です。

ナレッジベースとは？

ナレッジベース（Knowledge Base）は、組織内で生成される知識や情報を集約し、管理・共有するための仕組みです。これには以下の要素が含まれます：

1. FAQ（よくある質問）：日常的な業務やトラブルシューティングに役立つ情報

FAQは、従業員が日常業務や問題解決に直面したときに最初に参照する情報源として機能します。FAQは、新入社員が基本的な質問に迅速に答えを得られるようにするためのガイドです。また、日常的なトラブルシューティングにも役立つため、業務の中断を最小限に抑えることができます。たとえば、「ログインパスワードを忘れたときの対処方法」や「特定の業務プロセスでよくあるエラーの解決方法」などが含まれます。

効果的なFAQの作成には次のようなポイントがあります。

・頻出する質問を集める
実際の業務で従業員から寄せられる質問を分析し、頻度の高いものを選定します。

・明確で簡潔な回答
専門用語を避け、誰もが理解できる言葉で回答を作成します。

・検索性を高める
適切なキーワードを設定し、従業員が検索しやすい仕組みを整えます。

2. ガイドラインとマニュアル：業務の手順やルールを明文化

ガイドラインとマニュアルは、業務の進行に必要な情報を体系的にまとめたものです。これにより、業務の一貫性が確保され、新人や未経験者でも効率よく業務を遂行できるようになります。

ガイドラインは、業務のルールやポリシーを説明し、全員が統一された行動をとれるようにする文書です。一方、マニュアルは、具体的な業務手順をステップバイステップで解説します。たとえば、「請求書発行の手順」や「クライアント対応時のルール」などが該当します。

効果的なガイドラインの作成には次のようなポイントがあります。
・目的に応じた文書の分類
ガイドライン（ルール）とマニュアル（手順）を分けて作成します。

・画像や図を活用
視覚的な要素を取り入れることで、内容を直感的に理解しやすくします。

・更新性を確保
業務手順やルールが変更された際に、迅速に反映できる仕組みを設けます。

3. 事例研究：過去の成功例や失敗例を分析し、学びを得る

事例研究は、組織が過去に経験した成功例や失敗例を体系的に記録し、それを学びに変えるためのツールです。

過去のプロジェクトや業務経験から得られた知識を、次の業務やプロジェクトに活かすことができます。たとえば、あるマーケティングキャンペーンの成功要因や、製品開発での失敗による損失を分析し、将来の戦略に反映させます。

効果的な事例研究には次のようなポイントがあります。
・具体的な背景を記載
事例が発生した状況や当時の条件を詳しく記録します。

・学びの明確化
成功または失敗から得られた教訓を具体的に示します。

・共有しやすい形式
PDFやプレゼン資料形式など、従業員が簡単に参照できる形で保存します。

4. プロジェクト文書：進行中または過去のプロジェクトに関する詳細な記録

プロジェクト文書は、プロジェクトの計画、進捗、結果を記録したものです。これにより、チーム内の透明性を確保し、次のプロジェクトの参考資料として活用できます。

プロジェクトの詳細な記録は、同様のプロジェクトを再度実施する際のガイドラインとなり、効率的な進行を支援します。また、問題が発生した場合、その原因を特定しやすくする役割も担います。

効果的なプロジェクト文書の作成には次のようなポイントがあります。
・プロジェクトの全フェーズを記録
計画、実行、完了、評価の各フェーズを網羅します。

・定期的な更新
プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで記録することで、透明性を維持します。

・成果と課題を明記
プロジェクトの目標達成度や残された課題を明確にします。

これらの活用による効果

これらの要素をナレッジベースに含めることで、以下のようなメリットを得られます：

・新人教育の効率化
FAQやマニュアルを利用することで、迅速に知識を習得でき、新人が即戦力として活躍するまでの時間を短縮します。

・業務の一貫性確保
ガイドラインに基づいた行動により、業務の品質や結果が安定します。

・問題解決能力の向上
FAQや事例研究を参考にすることで、過去の知識を活用し、問題に迅速かつ適切に対処できます。

・プロジェクトの成功率向上
プロジェクト文書を参考にすることで、計画が洗練され、リスク管理が向上します。

これらの情報を整理・共有することで、属人性を排除し、組織全体の成長を支える強固な基盤を構築できます。

社内ナレッジベースの確立

社内に、ナレッジベースを確立して重要な知識と情報を蓄積するには次のような対策があります。

①　定期的な配置転換
②　文書化する
③　ナレッジベースソフトウェアを導入する
④　情報を継続的に更新する
⑤　知識の共有を奨励する
⑥　質疑応答の時間を設ける